نیمسال اول(از دیدگاه هیئت رئیسه)

در جلسات هیئت رئیسه که در شش ماه اول برگزار شد، بیشتر بحثها بر روی محورهای زیر متمرکز بود:

1-  بحث در مورد نظامنامه های مختلف سازمان( نظامنامه مالی- معاملاتی، نظامنامه کمیسیونها و گروههای تخصصی و کارگروهها، نظامنامه دفاتر نمایندگی شهرستانها، چگونگی انتخاب مهندسان پیشکسوت و ...)

2-    بحث در مورد بودجه سازمان

3-    انتخاب مسئولان و اعضای هیئت اجرایی دفاتر نمایندگی شهرستانها

4-    افتتاح حساب برای سازمان در بانکهای مختلف

5-    بحث در مورد چگونگی برگزاری مجامع عمومی سازمان

6-    تصمیم گیری در مورد کمک به موسسات خیریه و افراد نیازمند

7-  تصمیم گیری در مورد درخواستهایی که از سوی کارفرمایان پروژه های با متراژهای بزرگ به هیئت رئیسه می رسید و تقاضای تخفیف در مورد پروژه های خود را داشتند.( مثل عدم درج آن در سهمیه مهندسان، پرداخت فقط 5% حق الزحمه نظارت و یا حتی کمتر از آن به حساب سازمان و توافق خود کارفرما با ناظران در زمینه حق الزحمه پرداختی)

8-    تصمیم گیری در مورد خرید زمین و یا ساختمان برای برخی از دفاتر نمایندگی شهرستانها

9-    پاسخ به برخی از نامه های واصله

10- تصمیم گیری در مورد برگزاری دوره های مختلف آموزشی برای رشته های مختلف

*11- بحث در مورد زمین گلستان متعلق به سازمان و امکان جایگزین کردن آن با یک زمین مرغوبتر

*12- تصمیم گیری در مورد ارجاع تهیه برنامه جامع الکترونیک سازمان به مشاور نرم افزار

*13- ارائه گردش کار جایگزین برای عملکرد دفاتر کارگزاری صدور پروانه

*14- تهیه چارچوب اصلاح ساختار سازمان و تبیین اهداف سازمان در چارچوب برنامه های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت

*15- درج خلاصه ای از مصوبات هیئت مدیره در سایت سازمان

*16- طرح پیشنهادی خودشناسی تحلیلی و ارزیابی رفتاری قسمتهای مختلف سازمان

*17- تعمیم قراردادهای نظارت به ساختمانهای سه سقف به بالا(کل وجه نظارت به حساب سازمان ریخته شود)

در همان جلسات اول، روزمرّگی موجود در دستور کارهای هیئت رئیسه کاملاً خود را آشکار ساخت.

در ابتدای جلسه، ریاست وقت سازمان با یک دسته نامه و ... بحث را شروع می کرد و قسمت اعظم وقت جلسه هیئت رئیسه به امور جاری و یا بحثهای روتینی مثل بازنگری نظامنامه ها(که البته در جای خود مهم بودند) می گذشت و فرصت چندانی برای بحثهای کلان و استراتژیک باقی نمی ماند.

چند بار هم که من شخصاً این موضوع را یادآور شدم که ما باید به کارهای خیلی مهمتری بپردازیم، این پاسخ را شنیدم که کارهای روزمره سازمان نبایستی روی زمین قرار گیرد و از طرفی با افزایش تعداد جلسات هیئت رئیسه از یک جلسه در هفته به دو جلسه، مخالفت شد.

با این وجود، آیتم های ستاره دار بالا توسط مهندس ربانیفرد و اینجانب در هیئت رئیسه مطرح و پیگیری شد.

در جلسه دوم هیئت رئیسه، بند شماره 14 به پیشنهاد آقای مهندس ربانیفرد و اینجانب در دستور کار هیئت مدیره قرار گرفت و قرار شد در مورد آن بحث شود.( آقای مهندس اخوان صراف طرحی را در این زمینه تهیه و هم در هیئت رئیسه و هم در هیئت مدیره آن را پرزانته کردند)

ما فکر می کردیم که این کار طی چند جلسه به نتیجه خواهد رسید و می توان در چارچوب یک سری هدف تعیین شده، اصلاحاتی را در سازمان ایجاد نمود ولی نتیجه به گونه دیگری شد ...

برای من کم کم این سوال پیش آمد که چرا بیشتر پروژه های بزرگ برای اخذ تخفیف در 5% سهم سازمان و یا رایگان محسوب شدن و یا کسر درصدی از متراژ آنها در سهمیه مهندسان، بایستی به هیئت رئیسه ارجاع شوند(که ما هم در هفته های اول با آنها موافقت می کردیم)، ولی مالکان پروژه های کوچک و معمولی باید هزینه ها را تمام و کمال بپردازند.

یا مثلاً چرا در جلسه مورخه 18/11/1388، بایستی دو بسته تغذیه با محتویات مختلف( بادام زمینی، تک تک، بیسکوییت و ...) به هیئت رئیسه آورده شود و حدود یک ربع ساعت در مورد این موضوع بحث شودکه کدام یک از این بسته ها در جلسه 5 اسفند( روز جشن مهندسی)، بین اعضاء توزیع شود؛ ولی مثلاً در مورد حذف واسطه گری از امور خدمات مهندسی هیچگونه صحبتی به میان نیاید.

در نوشتار بعدی به میزان موفقیت در پیشرفت آیتم های ستاره دار بالا(چه در هیئت رئیسه و چه در هیئت مدیره) به صورت تفکیک شده خواهم پرداخت.

نتیجه تهیه دستورکار و خوراک کاری برای هیئت مدیره به شرح زیر می باشد.(دستور کارهای ذیل)

از نظر اینجانب، تنها کار استراتژیک اصلی که در دستور کارهای این شش ماه قرار گرفت، تبیین برنامه های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت سازمان بود که در دستور جلسه شماره سوم هیئت مدیره آمد، منتهی چند جلسه متوالی نوبت مطرح شدن آن نرسید و موضوعات عام تر در جلسه هیئت مدیره مطرح شدند و جمع بندی آن تا جلسه هشتم به درازا انجامید.

سرنوشت این طرح را در نوشتارهای بعدی عنوان خواهم کرد، ولی اینجا به صراحت می توانم بگویم که تقریباً اکثر موارد مهم و کلان که در جلسات مطرح می شد، به شدت فرسایشی و مشمول مرور زمان می شد و در عوض موارد جاری و یا معمولی زمان زیادی را به خود اختصاص می داد.(به عناوین دستور کارها مراجعه شود)

 شاید دلیل آن، وجود یک روند کلاسیک در سازمان بود که سالها ادامه داشت و تغییر آن نیاز به صرف انرژی عظیم و توجیه کردن افراد مختلف در داخل سازمان داشت.

ادامه این مطلب را در نوشتارهای بعدی ملاحظه فرمایید.

 

 دستور جلسات نیمسال اول از سال اول هیئت مدیره